VACATURE

OFFICEMANAGER

Instaan voor de dagelijkse werking van het Theatercafé op gebied van secretariaat, administratie en organisatorische ondersteuning.


Je bent de schakel tussen klanten en medewerkers. Je bent gastvrouw/-heer bij een klantenbezoek en werkt mee om het Theatercafé verder uit te bouwen.

 

VERANTWOORDELIJKHEDEN

  • Verantwoordelijk voor de boekhouding van het Theatercafé

  • Verantwoordelijk voor de administratieve taken van het Theatercafé

  • Verantwoordelijk voor het correct en tijdig offreren

  • Verantwoordelijk voor het tijdig signaliseren van knelpunten & mankementen

  • Draagt op correcte wijze zorg voor het uitgaande telefoonverkeer

  • Draagt zelfstandig zorg voor een accurate afhandeling van (e mail) correspondentie

 

TAKEN

 

Administratie

  • Email- en telefoonverkeer

  • Het verzorgen van de interne en externe postverwerking

  • Bestellingen en administratie

  • ReservatieFinance

  • Kassa’s maken

  • Het verwerken van facturen en de boekhouding beheren

  • Opmaken, versturen en opvolgen van facturen

 

HR

  • Het verzorgen van de interne personeelsadministratie

  • Medewerkers delight oa verjaardagen

Events

  • Commerciële afspraken, indien nodig in het weekend of op een avond

  • Offertes maken en opvolgen

  • Projectmanagement

  • Week planning feesten en events intern bespreken met het team

 

Divers

  • Social media beheren

  • Het bijhouden en aanvullen van voorraden

  • Relaties CCHa onderhouden

 

EIGENSCHAPPEN EN VAARDIGHEDEN

  • Zij/hij is sterk in plannen en organiseren

  • Zij/hij kan prioriteiten stellen en is accuraat

  • Zii/hijj is discreet, flexibel en een teamplayer

  • Zij/hij is in staat om goede relaties op te bouwen met klanten en partners

  • Zij/hij kan goed offertes schrijven

  • Zij/hij kan klanten overtuigen van de dienstverlening die het bedrijf biedt

  • Zij/hij kan management op de juiste wijze informeren over de voortgang

  • Zij/hij is steeds enthousiast en positief ingesteld

Wisselt kennis uit met collega’s en helpt collega’s om hun doelen te bereiken Steunt voorstellen van anderen en bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel.
Biedt zelf hulp aan, helpt daadwerkelijk, lost problemen en/of conflicten op. Weet onderlinge spanningen te verminderen .

 

Spreekt enthousiast over het bedrijf, de functie, het vak, partners en de klanten. Reserveert tijd en energie voor eigen ontwikkeling binnen het vakgebied.
Weet bij onverwachte situaties overzicht te houden en stressbestendig te blijven. Signaleert incidenten en bijzondere situaties.

 

Handelt vanuit eigen kwaliteiten, inzichten en behoeften.
Communiceert open en weet professioneel om te gaan met weerstanden. Is pro-actief ingesteld.
Neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelen, werkdruk, planning, ed

Ben jij die awesome nieuwe collega naar wie wij opzoek zijn?

Stuur dan een mail met motivatie en cv naar personeel@theatercafe.be en misschien nodigen wij jou uit voor een vrijblijvend gesprek. De koffie zetten wij alvast klaar. 

Tot snel!